Arabuluculuk son tutanağı nedir?

Arabuluculuk son tutanağı, arabuluculuk faaliyetinin sonunda arabulucunun düzenlediği ve tarafların anlaşıp anlaşmadığını veya faaliyetin nasıl sonuçlandığını gösteren belgedir (6325 sayılı Kanun m.17/2). Dava şartı arabuluculukta anlaşma sağlanamazsa davacı, son tutanağın aslını veya arabulucunun onayladığı bir örneğini dava dilekçesine eklemek zorundadır (m.18/A/2). Tutanak aynı zamanda zamanaşımının durduğu dönemin bitişini gösterir.

Son tutanak hangi hâllerde düzenlenir?

Dava şartı arabuluculukta arabulucu, aşağıdaki hâllerde faaliyeti sona erdirir, son tutanağı düzenler ve durumu derhâl arabuluculuk bürosuna bildirir (m.18/A/10):

• Taraflara ulaşılamaması,
• Taraflar katılmadığı için görüşme yapılamaması,
• Tarafların anlaşması,
• Tarafların anlaşamaması.

Genel hükümlere göre arabuluculuk; tarafların anlaşması, daha fazla çabanın gereksiz olduğunun arabulucu tarafından tespiti, bir tarafın çekildiğini bildirmesi, tarafların süreci birlikte sona erdirmesi veya uyuşmazlığın arabuluculuğa elverişli olmadığının tespiti hâllerinde de sona erer (m.17/1).

Arabuluculuk anlaşamama tutanağı

Anlaşma sağlanamadığında düzenlenen son tutanak, uygulamada “anlaşamama tutanağı” olarak da anılır. Bu tutanağın başlıca işlevleri şunlardır:

1. Dava şartının belgelenmesi: Tutanak dava dilekçesine eklenmezse mahkeme, bir haftalık kesin süre içinde sunulması için ihtarlı davetiye gönderir; ihtara uyulmazsa dava, dilekçe karşı tarafa tebliğ edilmeden usulden reddedilir (m.18/A/2).
2. Sürelerin yeniden işlemesi: Büroya başvurudan son tutanağın düzenlendiği tarihe kadar zamanaşımı durur ve hak düşürücü süre işlemez (m.18/A/15). Tutanak tarihinden sonra kalan süre işlemeye devam eder.
3. Özel dava açma sürelerinin başlaması: Örneğin işe iade uyuşmazlığında anlaşma sağlanamazsa son tutanağın düzenlendiği tarihten itibaren iki hafta içinde iş mahkemesinde dava açılabilir (4857 sayılı İş Kanunu m.20/1).
4. İlk toplantıya katılmayanın belirtilmesi: Bir taraf geçerli mazeret olmaksızın ilk toplantıya katılmadığı için süreç sona ererse, bu taraf son tutanakta belirtilir (m.18/A/11).

Anlaşma sağlanırsa ayrıca anlaşmanın kapsamını taraflar belirler ve anlaşma belgesi taraflar ile arabulucu tarafından imzalanır (m.18/1).

Tutanakta neler yer alır?

Faaliyetin nasıl sonuçlandığı dışında tutanağa hangi hususların yazılacağına taraflar karar verir (m.17/3). Bu kural, arabuluculuktaki gizlilik ilkesiyle birlikte düşünülmelidir: müzakerelerin içeriği tutanağa taşınmadan yalnızca sonuç belgelenebilir. Arabulucu, tutanak ve sonuçları konusunda taraflara gerekli açıklamaları yapar; taraflar hazır değilse her türlü iletişim vasıtasını kullanarak onları bilgilendirir (m.17/3).

Arabuluculuk tutanağı imzadan imtina

Son tutanak; arabulucu, taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatlarınca imzalanır (m.17/2). Taraflar, kanuni temsilcileri veya avukatları imzalamazsa tutanak, sebebi belirtilerek yalnızca arabulucu tarafından imzalanır (m.17/2). Bu nedenle bir tarafın imzadan kaçınması, tutanağın düzenlenmesini engellemez.

İş uyuşmazlıklarında işverenin yazılı belgeyle yetkilendirdiği çalışanı da son tutanağı imzalayabilir (7036 sayılı İş Mahkemeleri Kanunu m.3/18).

Tutanağın saklanması

Arabulucu, faaliyete ilişkin kendisine yapılan bildirimi, tevdi edilen ve elinde bulunan belgeleri ve son tutanağı beş yıl süreyle saklamak zorundadır (m.17/4). Ayrıca son tutanağın bir örneğini faaliyetin sona ermesinden itibaren bir ay içinde Adalet Bakanlığı Hukuk İşleri Genel Müdürlüğüne gönderir (m.17/4). Son tutanakların kayıtlarını tutmak Arabuluculuk Daire Başkanlığının görevleri arasındadır (m.30/1-g).

Özet

Arabuluculuk son tutanağı hem sürecin kapanışını belgeler hem de sonradan açılacak davanın usul şartlarından birini oluşturur. Tutanağın tarihi, zamanaşımı ve özel dava açma sürelerinin hesabında esas alınır. Somut olayın özellikleri sonucu değiştirebilir.