Ticari defter saklama süresi ne kadar?

Ticari defter saklama süresi, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıldır (TTK m.82/5). Süre, deftere son kaydın yapıldığı veya belgenin oluştuğu takvim yılının bitişiyle başlar (TTK m.82/6). 213 sayılı Vergi Usul Kanunu’ndaki beş yıllık saklama süresi (VUK m.253) vergi denetimi için öngörülmüş ayrı bir kuraldır ve TTK’daki süreyi kısaltmaz.

Ticari defterler nelerdir?

Ticari defterler, tacirin ticari işlemlerini ve işletmesinin ekonomik ve mali durumunu gösteren kayıtlardır (TTK m.64/1). Fiziki ortamda tutulan defterlerin başlıcaları yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteridir (TTK m.64/3). Pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi muhasebeyle ilgili olmayan defterler de ticari defter sayılır (TTK m.64/4). Defterler elektronik ortamda da tutulabilir.

Saklanması gereken belgeler

TTK m.82/1’e göre her tacir şunları sınıflandırılmış biçimde saklamakla yükümlüdür:

• Ticari defterler, envanterler, açılış ve ara bilançoları, finansal tablolar ve yıllık faaliyet raporları ile bunların anlaşılmasını kolaylaştıran çalışma talimatları ve organizasyon belgeleri.
• Alınan ticari mektuplar.
• Gönderilen ticari mektupların suretleri.
• Defter kayıtlarının dayandığı belgeler.

Ticari mektup, bir ticari işe ilişkin tüm yazışmalardır (TTK m.82/2); e-postalar da bu tanım kapsamında değerlendirilebilir. Bilançolar ve finansal tablolar dışındaki belgeler, okunabilir hale getirilebilmek ve saklama süresi boyunca erişilebilir olmak şartıyla görüntü veya veri taşıyıcılarında saklanabilir (TTK m.82/3).

On yıllık süre nasıl hesaplanır?

Ticari defter saklama süresi kaydın tarihinden değil, kaydın yapıldığı takvim yılının sonundan başlar (TTK m.82/6). Örneğin bir yıl içinde yapılan kayıtlar için süre, o yılın 31 Aralık gününün bitişiyle işlemeye başlar ve on yıl sürer.

Vergi Usul Kanunu’na göre ise defterler ve belgeler, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılından başlayarak beş yıl saklanır (VUK m.253). İki süre farklı amaçlara hizmet ettiğinden, ticari uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılabilecek kayıtlar bakımından TTK’daki on yıllık süre belirleyicidir.

Defterler kaybolursa: zayi belgesi

Saklanması zorunlu defter ve belgeler, saklama süresi içinde yangın, su baskını, deprem gibi bir afet veya hırsızlık nedeniyle kaybolursa tacir, kaybı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde (TTK m.82/7) işletmesinin bulunduğu yerdeki yetkili mahkemeden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Uygulamada bu belgeye zayi belgesi denir. İzlenecek adımlar genel olarak şöyledir:

1. Kaybın nedenini gösteren tutanak, rapor veya şikâyet belgeleri temin edilir.
2. Otuz günlük süre içinde mahkemeye başvurulur.
3. Dava hasımsız açılır; mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını emredebilir (TTK m.82/7).

Tacirin ölümü, ticareti bırakması ve şirketin sona ermesi

Gerçek kişi tacir ölürse defter ve belgeleri mirasçıları, ticareti bırakırsa kendisi saklar (TTK m.82/8). Mirasın resmî tasfiyesi halinde veya tüzel kişi sona ermişse defter ve kâğıtlar on yıl süreyle sulh mahkemesince saklanır (TTK m.82/8). Şirket tasfiyesinin sonunda da defterler ve tasfiyeye ilişkin belgeler TTK m.82 uyarınca saklanır (TTK m.544).

Uyuşmazlıklarda defterlerin ibrazı

Ticari uyuşmazlıklarda mahkeme, re’sen veya taraflardan birinin istemi üzerine tarafların ticari defterlerinin ibrazına karar verebilir (TTK m.83/1). Saklama süresine uyulmaması, bu aşamada delil sunma imkânını daraltabilir. Somut olayın özellikleri sonucu değiştirebilir.